GoBD

Definition

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), das die Anforderungen der Abgabenordnung (§§ 145–147 AO) an digitale Buchführungs- und Aufbewahrungssysteme konkretisiert.

Die zentralen Grundsätze sind:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit — ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können
• Vollständigkeit — alle Geschäftsvorfälle lückenlos erfasst
• Richtigkeit — Buchungen bilden die Realität ab
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung — systematische Erfassung
• Unveränderbarkeit — nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden

Relevanz für KMU

Die GoBD betreffen dich, sobald du steuerrelevante Daten digital verarbeitest — also praktisch jedes Unternehmen. Konkret heißt das:

• Rechnungsprogramme, Kassensysteme, Warenwirtschaft, Buchhaltungssoftware müssen GoBD-konform arbeiten
• E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt (z. B. Auftragsbestätigungen) sind aufbewahrungspflichtig
• Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO: 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare, 8 Jahre für Buchungsbelege (seit 2025, vorher 10 Jahre), 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe
• Verfahrensdokumentation ist Pflicht: Du musst schriftlich festhalten, wie deine Prozesse und Systeme funktionieren

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Datenzugriff verlangen (Z1: direkter Zugriff, Z2: mittelbarer Zugriff, Z3: Datenträgerüberlassung). Ohne GoBD-Konformität riskierst du Schätzungen, Hinzuschätzungen oder die Verwerfung der Buchführung.

Typische Missverständnisse

• „GoBD ist nur für große Unternehmen.” Falsch — die Pflichten gelten unabhängig von der Unternehmensgröße für alle Buchführungspflichtigen und Einnahmen-Überschuss-Rechner.
• „Ich brauche ein GoBD-Zertifikat für meine Software.” Es gibt kein offizielles GoBD-Zertifikat vom BMF. Hersteller-Testate oder Prüfberichte sind Hinweise, aber keine Garantie — die Ordnungsmäßigkeit bewertet immer die konkrete Nutzung im Betrieb.
• „Papierbelege einscannen reicht.” Ersetzendes Scannen ist erlaubt, erfordert aber eine dokumentierte Verfahrensweise und Unveränderbarkeit der Digitalisate.
• „Excel ist GoBD-konform.” Excel-Tabellen sind ohne zusätzliche Maßnahmen problematisch, weil sie leicht änderbar sind und keine Protokollierung mitbringen.

Prüfpunkte

Nutze diese Liste, um deinen Status einzuschätzen:

1. Verfahrensdokumentation vorhanden? — Schriftliche Beschreibung deiner Prozesse, Systeme und Kontrollen liegt vor und ist aktuell.
2. Unveränderbarkeit gesichert? — Deine Systeme protokollieren Änderungen oder verhindern sie technisch.
3. Belege zeitnah erfasst? — Kasseneinnahmen täglich, unbare Vorgänge innerhalb von 10 Tagen.
4. Datenzugriff für Prüfer möglich? — Du kannst Daten in einem auswertbaren Format bereitstellen.
5. Aufbewahrungsfristen eingehalten? — 10 Jahre für Bücher und Abschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe.
6. Zuständigkeiten geregelt? — Klar, wer für Buchhaltung, Backups und Systempflege verantwortlich ist.
7. Backups und Datensicherheit? — Regelmäßige Sicherungen, Zugriffskontrollen, Schutz vor Datenverlust.

Eingehende E-Rechnungen fallen ebenfalls unter die GoBD: Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz im Originalformat, nicht nur eine PDF-Ansicht.