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Werkzeug · Arbeitsblatt

E-Rechnung-Fahrplan

Zuerst die öffentliche Staffelung laut BMF — für alle gleich. Dann Formate. Dann ein Selbstcheck, was eure Software im Alltag kann. Daraus folgt kein Datum für deinen Betrieb.

  1. 01 1. Januar 2025 Empfang im Blick

    Die BMF-FAQ beschreiben ab diesem Zeitpunkt den Empfang strukturierter E-Rechnungen im inländischen B2B. Ein reines PDF gilt in dieser Darstellung nicht als E-Rechnung.

  2. 02 2025–2026 Übergangsjahre

    In der vom BMF beschriebenen Übergangsphase können beim Versand andere Formate noch vorkommen. Was das für einen konkreten Betrieb heißt, steht nicht in diesem Arbeitsblatt.

  3. 03 1. Januar 2027 Versandstaffel, erste Schwelle

    Die BMF-FAQ staffeln den strukturierten Versand. Eine dort genannte Schwelle ist ein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Das ist die veröffentlichte Staffelung — kein Bescheid für deinen Fall.

  4. 04 1. Januar 2028 Versandstaffel, übrige

    Für die übrige Staffel nennt das BMF diesen Zeitpunkt. Grenzfälle und Ausnahmen stehen in den FAQ und bei der Steuerkanzlei, nicht hier.

Sichtbar, nicht strukturiert

PDF

Ein PDF kannst du lesen und drucken. Für die maschinelle Weiterverarbeitung fehlt die strukturierte Datenschicht, die das BMF in den FAQ von einer E-Rechnung erwartet.

PDF plus XML

ZUGFeRD

Hybrid: menschenlesbares PDF mit eingebettetem XML. In den BMF-FAQ taucht ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Format nach EN 16931 auf.

Reines XML

XRechnung

Strukturiertes XML ohne schöne Rechnungsmaske. Üblich im Austausch mit der öffentlichen Hand; viele Buchhaltungsprogramme können es einlesen, wenn der Tarif das hergibt.

Selbstcheck Software

Was kann euer Programm heute?

Fünf Produktfragen plus eine Merkhilfe zur BMF-Schwelle. Daraus folgt kein Datum für deinen Betrieb.

  1. 01

    Kann deine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware strukturierte Rechnungen anzeigen (XRechnung oder ZUGFeRD, nicht nur ein PDF)?

  2. 02

    Kann dieselbe Software strukturierte Rechnungen auch erzeugen — also XRechnung oder ZUGFeRD schreiben, nicht nur als PDF mailen?

  3. 03

    Legt ihr das Originalformat ab (die XML-Datei bzw. den ZUGFeRD-Container), nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot?

  4. 04

    Gibt es einen Export zur Steuerkanzlei (DATEV oder ein von der Kanzlei genutztes Format)?

  5. 05

    Ist intern klar, wer den Rechnungsprozess verantwortet (nicht „irgendwie die Buchhaltung“)?

  6. 06

    Nur als Merkhilfe: Liegt der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro? (Die BMF-FAQ nennen diese Schwelle — wir rechnen daraus nichts für dich.)

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Hintergrund zum Weiterlesen

Begriff: E-Rechnung im Glossar. Software-Einordnung: Buchhaltungssoftware im Vergleich.