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Buchhaltung & Finanzen

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können.

Definition

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Ein reines PDF gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, da es kein maschinenlesbares Datenformat enthält.

Rechtsgrundlage in Deutschland ist die Norm EN 16931, die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU hervorgeht. Zulässige Formate sind unter anderem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML).

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027.

Relevanz für KMU

Auch wenn du ein kleines Unternehmen führst, betrifft dich die Pflicht direkt:

  • Empfangspflicht seit 01.01.2025: Du musst technisch in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Ein E-Mail-Postfach reicht formal aus, für die Verarbeitung brauchst du aber passende Software.
  • Versandpflicht ab 2027/2028: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, alle anderen ab 2028.
  • Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Endkunden (B2C) sind ausgenommen.
  • Archivierung: E-Rechnungen unterliegen der 8-jährigen Aufbewahrungspflicht und den GoBD-Anforderungen — das strukturierte Originalformat muss unverändert archiviert werden.

Typische Missverständnisse

  • „Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.” Nein. Erst ein strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) erfüllt die Definition.
  • „Die Pflicht gilt erst ab 2027.” Falsch. Die Empfangspflicht besteht bereits seit dem 01.01.2025 — nur der Versand ist gestaffelt.
  • „Kleinstunternehmen sind komplett befreit.” Nein. Empfangen musst du in jedem Fall, unabhängig von deiner Unternehmensgröße.
  • „ZUGFeRD und XRechnung sind dasselbe.” Nein. XRechnung ist reines XML (bevorzugt im öffentlichen Sektor), ZUGFeRD kombiniert PDF mit XML.

Prüfpunkte

Bevor du eine Lösung einführst, prüfe:

  1. Kann meine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen empfangen und lesen?
  2. Werden XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 unterstützt?
  3. Erfüllt die Archivierung die GoBD-Vorgaben (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit)?
  4. Wie ist der Empfangsweg dokumentiert (E-Mail-Postfach, Portal, Peppol)?
  5. Habe ich meine Kunden und Lieferanten über meine Empfangsadresse informiert?
  6. Bin ich vom Vorjahresumsatz über oder unter 800.000 Euro — und wann trifft mich damit die Versandpflicht?

Quellen