E-Rechnung

Definition

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Ein reines PDF gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, da es kein maschinenlesbares Datenformat enthält.

Rechtsgrundlage in Deutschland ist § 14 UStG. Das Format muss der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen (sie geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück) oder zwischen den Geschäftspartnern vereinbart sein, etwa bei EDI-Verfahren. Zulässig sind unter anderem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML). Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil maßgeblich: Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die strukturierten Daten.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027.

Relevanz für KMU

Auch wenn du ein kleines Unternehmen führst, betrifft dich die Pflicht direkt:

• Empfangspflicht seit 01.01.2025: Du musst technisch in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen, auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ein bestehendes E-Mail-Postfach reicht aus, für die Verarbeitung brauchst du aber passende Software.
• Versandpflicht ab 2027/2028: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, alle anderen ab 2028.
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Endkunden (B2C) sind ausgenommen.
• Archivierung: E-Rechnungen unterliegen der 8-jährigen Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege und den GoBD-Anforderungen. Der strukturierte Teil muss unverändert archiviert werden.

Typische Missverständnisse

• „Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.” Nein. Erst ein strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) erfüllt die Definition.
• „Jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung.” Nein. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und zählen nicht. Achte auf Profil BASIC, EN 16931 (Comfort), EXTENDED oder XRECHNUNG.
• „Die Pflicht gilt erst ab 2027.” Falsch. Die Empfangspflicht besteht bereits seit dem 01.01.2025, nur der Versand ist gestaffelt.
• „Kleinstunternehmen sind komplett befreit.” Nein. Empfangen musst du in jedem Fall, unabhängig von deiner Unternehmensgröße.
• „ZUGFeRD und XRechnung sind dasselbe.” Nein. XRechnung ist reines XML (verbreitet im öffentlichen Sektor), ZUGFeRD kombiniert PDF mit XML.

Prüfpunkte

Bevor du eine Lösung einführst, prüfe:

1. Kann meine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen empfangen und lesen?
2. Werden XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil unterstützt?
3. Erfüllt die Archivierung die GoBD-Vorgaben (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit)?
4. Wie ist der Empfangsweg dokumentiert (E-Mail-Postfach, Portal, Peppol)?
5. Habe ich meine Kunden und Lieferanten über meine Empfangsadresse informiert?
6. Liegt mein Vorjahresumsatz über oder unter 800.000 Euro, und wann trifft mich damit die Versandpflicht?