Allgemein
Kanban
Kanban ist eine Methode, Arbeit auf einem Board sichtbar zu machen und die Zahl gleichzeitig laufender Aufgaben zu begrenzen. Aufgaben wandern als Karten durch Spalten wie „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
Definition
Kanban ist eine Methode zur Steuerung von Arbeit. Aufgaben werden als Karten auf einem Board dargestellt und wandern durch Spalten, die den Arbeitsstand zeigen, etwa „Offen“, „In Arbeit“, „Prüfung“ und „Erledigt“. Das Wort ist japanisch und bedeutet sinngemäß „Karte“ oder „Signalkarte“.
Nach der Darstellung von Atlassian beruht Kanban im Kern auf drei Dingen: Arbeit sichtbar machen, die Menge paralleler Arbeit begrenzen und den Arbeitsfluss laufend verbessern. Die Begrenzung heißt WIP-Limit (Work in Progress). Sie legt fest, wie viele Karten gleichzeitig in einer Spalte liegen dürfen. Ist das Limit erreicht, wird zuerst etwas abgeschlossen, bevor neue Arbeit beginnt (Atlassian zu WIP-Limits).
Die Methode stammt ursprünglich aus der Produktionssteuerung bei Toyota und wurde später auf die Softwareentwicklung und andere Wissensarbeit übertragen (Wikipedia)).
Relevanz für KMU
Ich sehe Kanban im Mittelstand vor allem dort, wo kleine Teams viele parallele Aufgaben stemmen und niemand genau weiß, was gerade woran hängt. Das gilt für IT-Support, Marketing, Buchhaltung oder Projektarbeit. Ein Board macht Engpässe sichtbar, ohne dass dafür Schulungen oder neue Rollen nötig wären. Das kann ein Whiteboard mit Haftnotizen sein oder ein digitales Tool.
Viele Software-Werkzeuge bieten Kanban-Ansichten an, etwa Aufgabenverwaltungen und Ticketsysteme. Auch CRM-Systeme zeigen ihre Sales-Pipeline oft als Board, in dem Deals von Phase zu Phase gezogen werden. Das ist die Kanban-Darstellung auf einen Vertriebsprozess angewendet.
Typische Missverständnisse
- „Kanban ist nur ein Board mit drei Spalten.“ Das Board ist nur die Visualisierung. Ohne WIP-Limits und regelmäßige Verbesserung des Flusses bleibt es eine bloße To-do-Liste.
- „Kanban und Scrum sind dasselbe.“ Beide gehören zum agilen Umfeld, sind aber verschieden. Kanban arbeitet kontinuierlich und braucht keine festen Zeitabschnitte (Sprints). Scrum arbeitet in Sprints mit definierten Rollen.
- „Kanban ist nur für Softwareteams.“ Die Methode stammt aus der Fertigung und lässt sich auf jeden Prozess anwenden, in dem Arbeit in Schritten abläuft.
- „Je mehr Spalten, desto besser.“ Zu feine Spalten machen das Board unübersichtlich. Sie sollten die tatsächlichen Arbeitsschritte abbilden, nicht jede Kleinigkeit.
Prüfpunkte
- Bildet das Board den tatsächlichen Arbeitsablauf ab, so wie er heute läuft?
- Gibt es WIP-Limits, und werden sie eingehalten?
- Ist jede Karte eindeutig zugeordnet und hat sie eine verantwortliche Person?
- Gibt es einen festen Rhythmus, in dem das Team auf Engpässe und Wartezeiten schaut?
- Falls du ein Tool einsetzt: Lassen sich Spalten, Limits und Berechtigungen anpassen, und kannst du Daten exportieren?