GoBD-konforme Software: 7 Tools im Vergleich

Die Betriebsprüfung kündigt sich an, und deine Rechnungen liegen verteilt: PDFs im Postfach, Excel-Listen auf dem Laptop, Quittungen im Ordner. Dann zeigt sich, ob deine digitale Buchführung den GoBD standhält. GoBD-konforme Software legt Belege unveränderbar ab, protokolliert jede Änderung und hält die Daten für die Prüfung bereit. Laut Lexware gilt seit dem 1. Januar 2025 außerdem die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Sieben Tools im Vergleich zeigen, was zu Freiberuflern, Kleinunternehmern und KMU passt.

Welche GoBD-konforme Software passt zu wem?

Freiberufler und Kleinunternehmer starten meist mit Papierkram oder sevdesk, Teams mit Steuerkanzlei mit Lexware Office, KMU mit vielen Belegen oder Wachstum mit BuchhaltungsButler oder Scopevisio.

Die Wahl hängt an drei Fragen: Wie viele Belege fallen pro Monat an, arbeitet eine Steuerkanzlei mit deinen Daten, und brauchst du neben der Buchhaltung eine Warenwirtschaft? Wer die Auswahl breiter angehen will, findet im Buchhaltungssoftware-Vergleich weitere Anbieter. Die folgende Übersicht fasst die sieben Tools zusammen. Preisgrundlage: Listenpreise netto laut den Preisseiten der Anbieter, ohne Aktionsrabatte, Stand Oktober 2026. Prüfe diese Werte vor dem Abschluss auf der Anbieterseite.

Kurzvergleich: GoBD-konforme Software auf einen Blick

Die Tabelle zeigt pro Tool die größte Stärke, die wichtigste Schwäche und die Preis-Klasse pro Monat (netto, Stand Oktober 2026).

Kostenlos oder Premium: Was brauchen Selbstständige wirklich?

Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, kommt oft mit einem Gratis- oder Einstiegstarif aus. Sobald du Belege erfassen, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten oder Daten an die Steuerkanzlei übergeben willst, lohnt ein Bezahltarif.

Ein Rechenbeispiel mit sevdesk: Der Tarif Rechnung kostet 12 × 12,90 € = 154,80 € pro Jahr, Buchhaltung kostet 12 × 25,90 € = 310,80 € pro Jahr. Der Mehrpreis von 156,00 € pro Jahr kauft dir die Belegverwaltung. Ob das nötig ist, hängt davon ab, was deine Steuerkanzlei von dir verlangt.

Was macht Software GoBD-konform?

Software ist GoBD-konform, wenn sie Belege unveränderbar speichert, Änderungen protokolliert, Daten vollständig und nachvollziehbar hält und eine geordnete Aufbewahrung ermöglicht.

Die GoBD nennen als Grundsätze unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Scopevisio übersetzt diese Grundsätze in einen Leitfaden mit 15 Kriterien für Software. Laut DATEV Wissensplattform gelten aktualisierte GoBD-Regelungen ab dem 14.07.2025, zentral bleibt die Unveränderbarkeit von Buchungen und Belegen. Diese Anforderungen sind zugleich die Auswahlkriterien dieses Vergleichs.

So habe ich ausgewählt: die wichtigsten GoBD-Anforderungen an Software

Ich vergleiche die Tools anhand der vier Anforderungen oben und anhand ihrer Preisseiten. Die Preise sind Listenpreise netto von den Preisseiten der Anbieter, ohne Aktionsrabatte, Stand Oktober 2026. Funktionen stammen aus Anbieterangaben, ich habe die Tools nicht selbst im Prüfbetrieb getestet. DATEV Unternehmen online fehlt in der Liste, weil mir dafür keine belegten Produktdaten vorlagen. Die Wahl der Zielgruppen ist meine Einschätzung und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wie lassen sich Rechnungen digital revisionssicher aufbewahren?

Rechnungen bewahrst du digital revisionssicher auf, wenn die Software sie unveränderbar speichert, Zugriffe und Änderungen protokolliert und die Dateien über die Frist lesbar hält.

Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen nennt die DATEV Wissensplattform mit 10 Jahren nach § 147 AO. Für einzelne Belegarten können kürzere Fristen gelten, kläre das mit deiner Steuerkanzlei. Bei einer gobd konformen Archivierung über Software gehört alles dazu, was steuerlich relevant ist: Belege, E-Mails mit Rechnungsanhang und Buchungsdaten. Prüfe vor dem Kauf, ob du Belege per App fotografieren oder per E-Mail weiterleiten kannst und ob das Archiv Exporte für eine Prüfung unterstützt.

Warum reichen Word und Excel nicht?

Word und Excel reichen nicht, weil sie Änderungen nicht protokollieren und jede Datei jederzeit überschreibbar bleibt. Damit fehlt die Unveränderbarkeit, die die GoBD für Rechnungen verlangen.

Auch eine PDF-Ablage im Ordner löst das Problem nicht, solange niemand nachweisen kann, dass eine Datei seit dem Versand unverändert ist. Eine Rechnungssoftware mit Nummernkreis und Änderungsprotokoll schließt diese Lücke. Excel bleibt für Auswertungen nützlich, als Rechnungs- oder Belegarchiv taugt es nicht.

Was ändert die E-Rechnungspflicht an der GoBD-Konformität?

Die E-Rechnungspflicht macht das Originalformat zum Beleg: E-Rechnungen musst du seit 2025 empfangen können und in der Originaldatei archivieren, der Versand wird 2027 und 2028 gestaffelt Pflicht.

Das bedeutet: Eine XML-basierte Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ist nur mit ihren Strukturdaten der Originalbeleg. Ein ausgedrucktes oder in ein Bild umgewandeltes Dokument genügt nicht. Details zu Fristen und Umsetzung erklärt E-Rechnung Pflicht: Umsetzung, Anforderungen & Fristen. Im E-Rechnung-Fahrplan prüfst du im Browser, welches Format zu deinem Setup passt und ob deine Software die Anforderungen abdeckt.

1. sevdesk: Allrounder für Selbstständige mit Wachstumsplänen

sevdesk bündelt Rechnungen, Belege und Steuerauswertung in einer Software und eignet sich für Selbstständige, die mit ihrem Geschäft wachsen wollen.

Laut der sevdesk-Preisseite kostet der Tarif Rechnung 12,90 € netto pro Monat, Buchhaltung 25,90 € und Buchhaltung Pro 34,90 € (Stand Oktober 2026; monatliche und jährliche Zahlung weisen dieselben Preise aus). Auf ein Jahr gerechnet sind das 154,80 €, 310,80 € und 418,80 €. Laut Recherche bringt sevdesk eine Projekt- und Lagerverwaltung, eine mobile App und E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung mit.

Die Grenzen: Der Tarif Kostenlos (0 €) ist laut Preisseite auf drei Rechnungen pro Monat begrenzt und taugt eher zum Ausprobieren. Wer nur Rechnungen schreibt, zahlt im Buchhaltungs-Tarif möglicherweise mehr, als nötig wäre, dafür gibt es den Tarif Rechnung. Für Selbstständige, die nur ganz selten Rechnungen stellen, reicht oft ein kostenloser Einstieg, etwa dieser Tarif oder der Free-Tarif von Papierkram.

2. Lexware Office: stark bei E-Rechnung und Steuerberater-Anbindung

Lexware Office (früher lexoffice) passt zu Selbstständigen und kleinen Firmen, die ihre Daten an eine Steuerkanzlei übergeben und Rechnungen einfach schreiben wollen.

Laut Preisseite kostet das Tool 7,90 € (S), 12,90 € (M), 21,90 € (L) oder 32,90 € (XL) netto pro Monat bei monatlicher Kündbarkeit (Stand Oktober 2026, Lexware Office). Positiv fallen die intuitive Bedienung, der hohe Automatisierungsgrad und die DATEV-Schnittstelle auf. E-Rechnung ist integriert. Das macht es interessant, wenn deine Kanzlei Buchungsdaten digital übernimmt und du Fristen bei der E-Rechnungspflicht im Blick behalten willst.

Als Schwäche nennt die Recherche, dass die kleinen Tarife keine echte Warenwirtschaft enthalten. Wer Lagerbestände führen muss, schaut sich besser eine Lexware-Alternative an.

3. Papierkram: dauerhaft kostenloser Einstieg für Freiberufler

Papierkram bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif inklusive E-Rechnung und richtet sich an Freiberufler, die Rechnungen schreiben und Zeiten pro Projekt erfassen.

Laut Preisseite liegen die Tarife zwischen 0,00 und 59,90 € netto pro Monat, bei Jahreszahlung zwischen 0,00 und 49,90 € (Stand Oktober 2026, Papierkram-Preise). Ein Plus ist die integrierte Zeiterfassung mit Projektbezug. Die Server stehen laut Recherche in Deutschland. Das Tool ist primär für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gedacht, für Bilanzierer eignet es sich nicht.

Für einen Einstieg ist das fair: Du schreibst Rechnungen ohne Kosten und wechselst bei steigendem Bedarf in einen Bezahltarif. Beachte, dass das Fehlen von UStVA und EÜR im Free-Tarif Zusatzaufwand bedeutet, den du in einer Tabelle oder mit der Kanzlei lösen musst.

Gibt es GoBD-konforme Software kostenlos?

Ja, aber nur mit Einschränkungen: Papierkram bietet einen Free-Tarif, der laut Recherche weder UStVA und EÜR noch eine GoBD-Zertifizierung enthält. Als Rechnungswerkzeug ist er brauchbar, als vollständige Buchführung eher nicht.

Ein Testat ist keine Pflicht, ersetzt aber auch keine korrekte Anwendung. Frage vor dem Einsatz beim Anbieter nach Änderungsprotokoll, Archivierung und Verfahrensdokumentation, und sprich mit deiner Steuerkanzlei, ob sie das Tool akzeptiert.

4. BuchhaltungsButler: KI-Belegerkennung für viele Belege

BuchhaltungsButler lohnt sich für Unternehmen, die viele Belege verarbeiten und die Erfassung weitgehend automatisieren wollen.

Laut Preisseite kostet das Tool bei monatlicher Laufzeit 39,90 bis 89,90 € netto pro Monat, bei Jahreslaufzeit 29,90 bis 59,90 € (Stand Oktober 2026, BuchhaltungsButler-Preise). Gelobt werden die sehr starke KI-Belegerkennung, der hohe Automatisierungsgrad und die E-Commerce-Schnittstellen. Das passt zu Online-Händlern mit vielen Zahlungsströmen. KI in der Buchhaltung ist keine Randerscheinung mehr: Laut einer Bitkom-Studie (2026), die tapandtype.de wiedergibt, nutzen 41 Prozent der deutschen Unternehmen KI aktiv.

Die Kehrseite: Der Einstiegspreis ist höher als bei anderen Tools, und die Rechnungsstellung fällt laut Recherche eher rudimentär aus. Wer vor allem Rechnungen schreibt und wenige Belege hat, zahlt hier für Funktionen, die er nicht nutzt.

5. Scopevisio: Cloud-ERP für wachsende KMU

Scopevisio richtet sich als Cloud-Lösung an wachsende KMU, die Finanzbuchhaltung mit weiteren Unternehmensprozessen verbinden wollen.

Der Anbieter veröffentlicht einen Leitfaden mit 15 Kriterien für GoBD-konforme Software. Er deckt die Anforderungen aus diesem Vergleich ab, von der Unveränderbarkeit bis zur revisionssicheren Archivierung. Das ist eine brauchbare Checkliste, auch wenn du dich am Ende für ein anderes Tool entscheidest.

Zu Tarifen und genauem Funktionsumfang liegen mir keine belegten Daten vor. Deshalb nenne ich keinen Preis und rate dazu, ein Angebot einzuholen. Frage dabei nach Archivierung, Zugriffsrechten und Verfahrensdokumentation.

6. FastBill: einfache Bedienung mit Zeiterfassung für Dienstleister

FastBill passt zu Dienstleistern, die ohne Einarbeitung Rechnungen schreiben und ihre Zeiten erfassen wollen.

Laut Preisseite kosten die Tarife Solo 10 €, Plus 15 €, Pro 30 € und Premium ab 59 € netto pro Monat, bei Jahreszahlung 9 €, 14 €, 27 € und 53 € (Stand Oktober 2026, FastBill). Die Software gilt als sehr einfach zu bedienen, hat eine starke Zeiterfassung, und E-Rechnung ist in allen Tarifen enthalten. Für die digitale Buchführung ist das ein solider Start, wenn du Aufträge nach Stunden abrechnest.

Achte auf eine Einschränkung: Die EÜR gibt es laut Recherche erst im teuersten Tarif Premium ab 59 € pro Monat (bei Jahreszahlung 53 €). Die Gestaltungsmöglichkeiten für Vorlagen sind begrenzt. Wer Belege aufwendig auswerten oder Rechnungen individuell gestalten will, vergleicht besser mit sevdesk oder Lexware Office.

7. WISO MeinBüro: Komplettlösung mit Warenwirtschaft

WISO MeinBüro (Web-Version) eignet sich für Betriebe, die Rechnungen, Buchhaltung und Warenwirtschaft in einer Lösung brauchen.

Laut Preisseite kostet die Web-Version im Jahresabo 10,90 € (Rechnungen & Angebote), 19,90 € (Buchhaltung), 39,90 € (Auftragswesen) oder 69,90 € (Warenwirtschaft) netto pro Monat (Stand Oktober 2026, WISO MeinBüro). E-Rechnung ist integriert, und das WISO-Ökosystem ist vielen Anwendern vertraut. Im Gegensatz zu den kleinen Lexware-Tarifen ist die Warenwirtschaft Teil des Angebots, allerdings erst im Tarif für 69,90 €.

Prüfe die Preisstruktur genau. Der Einstiegstarif hat laut Recherche eine Umsatzgrenze von 25.000 €. Wer 30.000 € Jahresumsatz macht, braucht einen höheren Tarif. Rabatte gelten oft nur im ersten Jahr, was den Preisvergleich verwirrend machen kann. Rechne deshalb mit dem Preis ab dem zweiten Jahr.

Fazit: Der Top-Pick hängt vom Belegvolumen ab

Bei wenigen Belegen starte mit Papierkram oder dem sevdesk-Tarif Rechnung. Mit Steuerkanzlei ist Lexware Office die naheliegende Wahl, bei vielen Belegen BuchhaltungsButler, bei Wachstum und Warenwirtschaft Scopevisio oder WISO MeinBüro.

Mit dem Lastenheft-Generator formulierst du deine Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen und nimmst sie zu den Anbietergesprächen mit. Kläre die Fragen zu Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation mit deiner Steuerkanzlei, denn dieser Vergleich ersetzt keine Steuerberatung.