E-Rechnung Pflicht: Umsetzung, Anforderungen & Fristen

Die E-Rechnung Pflicht (oft auch als eRechnung-Pflicht geschrieben) betrifft jeden Betrieb in Deutschland, der Rechnungen an andere Unternehmen stellt oder von ihnen erhält. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt ab 2027 und 2028. Wer jetzt noch mit Word, Excel oder einfachen PDFs arbeitet, sollte die Umstellung nicht länger aufschieben.

In diesem Ratgeber bekommst du den kompletten Fristenplan 2025 bis 2028, die Ausnahmen wie die 250-Euro-Grenze, die Regeln für Kleinunternehmer und eine konkrete Checkliste für die Software-Umstellung. Dafür habe ich die gesetzlichen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums, die FAQ der Bundessteuerberaterkammer und aktuelle Studien ausgewertet, Stand Oktober 2026.

Was bedeutet die E-Rechnung Pflicht für Unternehmen?

Die E-Rechnung Pflicht verpflichtet deutsche Unternehmen im B2B-Bereich, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen und gestaffelt auch selbst auszustellen. Eingeführt wurde die Pflicht mit dem Wachstumschancengesetz, die Details regeln § 14 UStG und die Übergangsvorschriften. Das Ziel: Rechnungen sollen künftig maschinell verarbeitet werden, ohne dass jemand Daten abtippt.

Für deinen Betrieb heißt das konkret: Du brauchst einen Empfangskanal, eine Software, die strukturierte Rechnungsdaten lesen kann, und ab deiner Stichtagsfrist die Möglichkeit, selbst konforme E-Rechnungen zu erzeugen. Ein Szenario aus dem Alltag: Dein Lieferant schickt dir seit 2025 eine XRechnung per E-Mail. Wenn deine Buchhaltung die XML-Datei nicht verarbeiten kann, hast du ein formelles Problem, auch wenn du die Rechnung bezahlt hast.

Was gilt als E-Rechnung und was nicht?

Strukturiert bedeutet: Die Rechnungsdaten liegen als maschinenlesbares XML vor, etwa im Format XRechnung oder als XML-Anteil einer ZUGFeRD-Datei. Der Rechnungsempfänger kann die Daten direkt in seine Software einlesen, Validierung und Zahlung laufen automatisiert.

Warum erfüllt eine PDF die E-Rechnung Pflicht nicht?

Ein PDF ist für Menschen gemacht, nicht für Maschinen. Die Daten stehen als reines Abbild im Dokument, eine Software kann sie nur über Texterkennung auslesen, mit entsprechenden Fehlerquoten. Genau das will der Gesetzgeber abstellen: Die E-Rechnung soll Medienbrüche und manuelle Erfassung überflüssig machen.

Für dich heißt das: Eine aus Word exportierte PDF-Rechnung wird ab deinem Ausstellungs-Stichtag nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im B2B-Verkehr gelten. Während der Übergangsfristen darfst du sie noch versenden, danach braucht dein Kunde das strukturierte Format, um die Rechnung formal einwandfrei verbuchen zu können.

E-Rechnung Pflicht ab wann? Fristen 2025 bis 2028

Die E-Rechnungspflicht gilt ab wann, hängt von zwei Fragen ab: Empfang oder Ausstellung, und wie hoch dein Vorjahresumsatz ist. Der Gesetzgeber hat drei Stichtage definiert, die du kennen musst.

E-Rechnung Pflicht 2025: Was gilt beim Empfang?

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als inländischer Unternehmer E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können, bestätigen unter anderem das BMF und die IHK München. Es gibt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist für den Empfang. Die Hürde ist bewusst niedrig: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal, du darfst den Empfang aber nicht verweigern oder technisch unmöglich machen.

E-Rechnung Pflicht 2027: Wer muss zuerst ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz 2026 von mehr als 800.000 Euro verpflichtend E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen, so die Bundessteuerberaterkammer in ihren FAQ. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht der Gewinn. Wenn du 2026 über dieser Schwelle liegst, solltest du deine Software spätestens im Herbst 2026 umgestellt haben, damit Testläufe noch vor dem Stichtag möglich sind.

Was ändert sich 2028 für alle Unternehmen?

Ab dem 1. Januar 2028 endet die allgemeine Übergangsfrist. Dann gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Während der Übergangszeit durften neben Papier und PDF auch bestehende EDI-Verfahren weitergenutzt werden, sofern sie strukturierte Daten liefern. Diese Übergangslösungen laufen mit Ende 2027 aus, danach zählt nur noch ein Format nach EN 16931.

Was tun bis 31.12.2026?

Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du für inländische B2B-Umsätze, die vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, noch eine sonstige Rechnung ausstellen: Papier immer, PDF oder ein anderes unstrukturiertes Format nur mit Zustimmung des Empfängers. Das steht in § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG und in Frage 11 der BMF-FAQ zur E-Rechnung. Die Empfangspflicht gilt trotzdem schon seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.

Danach entscheidet dein Vorjahresumsatz 2026: Liegt er über 800.000 Euro, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter, bleibt die sonstige Rechnung bis Ende 2027 möglich. EDI-Verfahren, die EN 16931 nicht erfüllen, sind ebenfalls nur bis Ende 2027 zulässig.

Wie gut sind Unternehmen 2026 auf die E-Rechnung vorbereitet?

Die Vorbereitung deutscher Unternehmen hinkt den Fristen deutlich hinterher. Laut der easybill-Studie zur E-Rechnungspflicht fühlen sich 2026 nur 26 Prozent der Unternehmen vollständig auf die ab 2027 geltende Ausstellungspflicht vorbereitet.

Besonders auffällig: Rund jedes fünfte Unternehmen erstellt Rechnungen laut easybill weiterhin mit klassischen Office-Lösungen, 11 Prozent mit Excel, 10 Prozent mit Word. Diese Werkzeuge können kein konformes XML erzeugen und fallen damit als Rechnungstool ab 2027 beziehungsweise 2028 weg. Schon kurz vor Einführung der Empfangspflicht waren laut Bitkom nur 45 Prozent der Unternehmen technisch in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen, obwohl 96 Prozent Rechnungen per E-Mail erhielten.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht, auch für Kleinunternehmer?

Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmer im B2B-Verkehr, mit einer wichtigen Differenzierung bei Kleinunternehmern: Beim Empfang gibt es keine Ausnahmen, bei der Ausstellung schon. Wer betroffen ist, hängt außerdem davon ab, ob deine Kunden Unternehmen oder Privatpersonen sind.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, bei der Ausstellung bist du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft befreit. Nach § 34a UStDV darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, wie Haufe erläutert. Die Befreiung gilt unbefristet, nicht nur während der Übergangsfristen.

Achtung bei der Kehrseite: Die Empfangspflicht trifft dich trotzdem. Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können, ausdrücklich ohne Ausnahme. Wenn dein Großkunde dir ab 2027 eine XRechnung schickt, brauchst du einen Weg, sie zu lesen und GoBD-konform abzulegen.

Gilt die Pflicht bei Privatkunden und Auslandsgeschäften?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind ausgenommen, hier darf es weiterhin die Papier- oder PDF-Rechnung sein. Auch Auslandsumsätze fallen nicht unter die Pflicht, weil sie keine inländischen B2B-Umsätze im Sinne des Gesetzes sind. Wenn du also einen Kundenmix aus Gewerbe und Privat hast, brauchst du das strukturierte Format nur für den B2B-Anteil deiner Rechnungen.

Ausnahmen: 250-Euro-Grenze und weitere Sonderfälle

Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen. Diese Ausnahmen gelten dauerhaft, nicht nur in der Übergangszeit.

Die 250-Euro-Grenze betrifft Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV. Das bestätigt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Solche Rechnungen können weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden, etwa als Papier oder PDF. Typische Fälle sind Tankquittungen, Parktickets oder kleine Materialeinkäufe. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.

Wichtig: Die Ausnahmen entbinden dich nicht von der Empfangspflicht. Auch wenn du ausschließlich Kleinbeträge unter 250 Euro in Rechnung stellst, musst du eingehende E-Rechnungen deiner Lieferanten seit 2025 verarbeiten können.

Formate und Anforderungen: XRechnung, ZUGFeRD und GoBD

Zulässig sind alle strukturierten Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis dominieren XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als Hybridformat, wobei laut IHK München nur ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zählt und die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen sind.

Welches Format zu deinem Betrieb passt, hängt von deinen Kunden und deiner Software ab. Der E-Rechnung-Fahrplan von StackIndex hilft dir mit einem Arbeitsblatt: Er stellt PDF, ZUGFeRD und XRechnung gegenüber und enthält einen Selbstcheck, ob deine aktuelle Software E-Rechnungen kann.

Welches Format passt zu welchem Betrieb?

Für die meisten KMU ist ZUGFeRD der pragmatische Einstieg, weil deine Kunden die Rechnung wie gewohnt als PDF sehen und deine Software das XML auswertet. XRechnung lohnt sich, wenn du an öffentliche Auftraggeber oder Großkonzerne lieferst, die das Format vorgeben. Entscheidend ist: Deine Software muss das Format erzeugen und einlesen können, das du brauchst. Frage im Zweifel deine größten Geschäftskunden, was sie erwarten.

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Nach den GoBD musst du den strukturierten Datenteil, also die XML-Datei, im Originalformat unverändert und maschinell auswertbar archivieren. Wie Ecovis zum BMF-Schreiben erläutert, reicht ein reiner PDF-Ausdruck für das Finanzamt nicht aus. Bei ZUGFeRD heißt das: Die Hybriddatei komplett speichern, nicht nur den sichtbaren PDF-Teil abheften. Die Aufbewahrungsfrist beträgt wie bei klassischen Rechnungen in der Regel acht Jahre.

Wie stellen KMU ihre Software rechtzeitig um?

Die Umstellung gelingt in drei Schritten: Bestand prüfen, passende Software wählen, Prozesse für Empfang und Freigabe aufsetzen. Je früher du startest, desto entspannter laufen die Testrechnungen vor deinem Stichtag.

Woran erkennst du E-Rechnungs-fähige Software?

E-Rechnungs-fähige Software erzeugt und verarbeitet XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, validiert die Dateien gegen die EN 16931 und archiviert das XML GoBD-konform. Viele etablierte Buchhaltungsprogramme haben entsprechende Module nachgerüstet, aber nicht jedes Tool in jeder Preisstufe. Prüfe beim Anbieter konkret: Kann die Software E-Rechnungen erstellen und empfangen, oder nur eins von beiden? Gibt es eine Validierung mit Fehlerprotokoll? Wird das Original-XML revisionssicher abgelegt?

Für die Orientierung lohnt ein Blick in den Vergleich moderner Buchhaltungssoftware auf StackIndex. Wenn du bislang mit Lexware arbeitest und die E-Rechnungs-Funktionen deiner Version nicht reichen, findest du im Beitrag zu Lexware-Alternativen passende Optionen. Deine Anforderungen an die neue Software kannst du mit dem Lastenheft-Generator als druckbaren Entwurf strukturieren, inklusive Muss-, Soll- und Kann-Kriterien.

Empfang, Prüfung und Freigabe im Alltag organisieren

Der Rechnungseingang braucht einen festen Prozess: zentrales Postfach für E-Rechnungen, automatischer Import in die Software, Validierung, fachliche Prüfung, Freigabe, Zahlung. Definiere, wer Rechnungen fachlich freigibt und wie du mit fehlerhaften Dateien umgehst, etwa wenn das XML die Validierung nicht besteht. Dokumentiere den Workflow kurz, das hilft bei Urlaubsvertretungen und beim Finanzamt.

Typische Fehler bei der Umstellung auf die E-Rechnung

Die drei häufigsten Fehler: Word-PDFs für E-Rechnungen halten, die Empfangspflicht ignorieren und nur Ausdrucke archivieren. Alle drei lassen sich mit wenig Aufwand vermeiden.

Der erste Fehler sitzt tief: 21 Prozent der Unternehmen nutzen laut easybill-Studie (2026) weiterhin Word oder Excel für Rechnungen. Ein daraus exportiertes PDF sieht ordentlich aus, ist aber keine E-Rechnung und erfüllt ab deinem Stichtag die Formvorschriften nicht. Der zweite Fehler betrifft die bereits geltende Pflicht: Manche Betriebe konzentrieren sich auf die Ausstellung ab 2027 und übersehen, dass sie seit 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Der dritte Fehler passiert im Archiv: Wer die E-Rechnung ausdruckt und abheftet, aber das XML verwirft, archiviert nicht GoBD-konform.

Fazit: E-Rechnung Pflicht jetzt planen statt aufschieben

Die E-Rechnung Pflicht läuft in drei Stufen: Empfang seit dem 1. Januar 2025 für alle, Ausstellung ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Betriebe. Ausnahmen gelten für Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise, B2C-Rechnungen und bei der Ausstellung dauerhaft für Kleinunternehmer.

Dein nächster Schritt: Stichtag bestimmen, Software auf XRechnung- und ZUGFeRD-Fähigkeit prüfen und den Rechnungseingang als Prozess aufsetzen. Wenn du die Umstellung mit anderen Software-Entscheidungen verknüpfen willst, hilft der Leitfaden zur Software-Auswahl für KMU bei der strukturierten Vorgehensweise.