ZUGFeRD

Definition

ZUGFeRD ist ein standardisiertes Dateiformat für elektronische Rechnungen. Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Das Besondere: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride Datei. Sie besteht aus einer ganz normalen PDF, die du am Bildschirm lesen oder ausdrucken kannst, und einer eingebetteten XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten in strukturierter, maschinenlesbarer Form.

Deine Buchhaltungssoftware kann diese XML-Daten direkt auslesen und die Rechnung automatisch verbuchen – ohne dass jemand Beträge, Rechnungsnummern oder Bankdaten abtippen muss. Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Verbänden und der öffentlichen Hand weiterentwickelt.

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile – von BASIC (nur die wichtigsten Angaben) bis EXTENDED (alle Details, etwa auf Positionsebene mit Zuschlägen und Abzügen). Für die meisten KMU reichen die Profile BASIC oder EN 16931 aus.

Relevanz für KMU

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht gemacht: Seit dem 1. Januar 2025 musst du als inländisches Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand greift gestaffelt ab 2027 beziehungsweise 2028 (je nach Umsatz). ZUGFeRD ist eine der zulässigen Formatoptionen dafür – neben XRechnung und weiteren EN-16931-kompatiblen Formaten.

Für dich als KMU heißt das konkret:

• Eine einfache PDF per E-Mail gilt seit 2025 nur noch in Übergangsregelungen als elektronische Rechnung – langfristig brauchst du strukturierte Daten.
• Mit ZUGFeRD entfällt das manuelle Abtippen eingehender Rechnungen, was Zeit spart und Fehler reduziert.
• Weil ZUGFeRD gleichzeitig ein lesbares PDF ist, bleibst du flexibel bei Kunden oder Lieferanten, die noch analog arbeiten.
• Die Rechnungen müssen weiterhin revisionssicher aufbewahrt werden – die Regeln der GoBD gelten auch für elektronische Formate.

Viele aktuelle Buchhaltungs- und ERP-Systeme können ZUGFeRD bereits erstellen und verarbeiten; prüfe, welches Profil deine Software unterstützt.

Typische Missverständnisse

• „Eine PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung.” Nein. Eine reine Bild-PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts nicht. ZUGFeRD ist genau die Antwort auf dieses Problem: PDF plus eingebettete XML-Daten.
• „ZUGFeRD und XRechnung sind Konkurrenten.” XRechnung ist ebenfalls ein E-Rechnungsformat, aber rein XML-basiert (ohne PDF-Teil) und vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. Beide Formate basieren auf derselben europäischen Norm und sind grundsätzlich gleichwertig zulässig.
• „ZUGFeRD-Pflicht gilt für alle Rechnungen.” Die E-Rechnungspflicht betrifft B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C), Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind ausgenommen.
• „Ich brauche eine spezielle ZUGFeRD-Software.” In der Regel nicht. Die meisten gängigen Fakturierungs- und Buchhaltungstools können das Format inzwischen ausgeben – teils ohne dass du es merkst.

Prüfpunkte

• Kann deine aktuelle Software ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und einlesen – und in welchem Profil?
• Sind deine Stammdaten (Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung) sauber gepflegt, damit die XML-Struktur vollständig gefüllt wird?
• Hast du geklärt, wie du E-Rechnungen revisionssicher archivierst (Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfrist)?
• Weißt du, ab wann die Versandpflicht für dein Unternehmen gilt (Umsatzschwelle ab 2027/2028)?
• Liegen deine Ausgangsrechnungen an die öffentliche Hand vor – dort ist häufig XRechnung gefordert?