Handwerkersoftware im Vergleich: CRM, Buchhaltung, Planung

Der Montag beginnt wie so oft: Auf dem Schreibtisch liegt ein Stapel handschriftlicher Stundenzettel, zwei Angebote warten auf Nachkalkulation, und ein Kunde fragt per Mail nach seiner Rechnung. Genau an dieser Stelle setzt eine Handwerkersoftware an. Sie bündelt Angebot, Auftrag, Zeiterfassung, Rechnung und Einsatzplanung in einem System und verbindet damit Büro und Baustelle. In diesem Vergleich ordne ich elf Lösungen nach Betriebsgröße ein: vom Solo-Selbstständigen über kleine und mittlere Betriebe bis zum großen Unternehmen mit eigener Finanzbuchhaltung. Für jede Lösung findest du Listenpreis, E-Rechnungs-Fähigkeit, App und Schnittstellen, belegt mit den Angaben der Anbieter.

Was ist Handwerkersoftware und was leistet sie?

Eine Handwerkersoftware ist eine Branchenlösung, die kaufmännische und operative Aufgaben eines Handwerksbetriebs in einem System zusammenführt. Statt Angebote in Word, Termine im Kalender und Stunden auf Papier zu pflegen, laufen alle Daten in einer Datenbank zusammen. Ein Kunde, der anruft, erscheint mit Historie, offenen Angeboten und bisherigen Aufträgen auf dem Bildschirm.

Der Unterschied zu generischer Bürosoftware liegt in den Branchenfunktionen. Eine allgemeine Warenwirtschaft kennt keine Regiescheine, eine Standard-Tabellenkalkulation keine Plantafel mit Monteuren und Fahrzeugen. Für dich als Inhaber bedeutet das: weniger Medienbrüche, weniger Doppelerfassung und eine durchgängige Kette vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung.

CRM, Buchhaltung, Planung: Was gehört dazu?

Der CRM-Bereich verwaltet Kunden, Kontakte und Angebote. Die Buchhaltung umfasst Rechnungsstellung, Mahnwesen, GoBD-konforme Archivierung und idealerweise den Export zum Steuerbüro. Die Planung bündelt Einsatzplanung, Plantafel, Zeiterfassung und Baustellendokumentation. Vollständige All-in-One-Lösungen decken alle drei Bereiche ab, Spezialsoftware konzentriert sich auf einen davon. ERP-Systeme für größere Betriebe gehen weiter und bringen Lager, Controlling und teils eine eigene Finanzbuchhaltung mit.

Wie viel Zeit kostet die Zettelwirtschaft im Betrieb?

Die Zettelwirtschaft kostet nachweisbar Arbeitszeit: Kleine Handwerksbetriebe mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden wenden laut einer Studie der FHM im Auftrag der Handwerkskammer Dresden rund 600 Stunden im Jahr allein für Bürokratie auf.

Über die Studie der Fachhochschule des Mittelstands berichtet die Kreishandwerkerschaft Harburg berichtet: Kleine Betriebe mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden wenden jährlich rund 600 Arbeitsstunden allein für Bürokratie auf, das entspricht etwa 75 Arbeitstagen. Die durchschnittlichen Kosten beziffert die Studie auf rund 22.000 Euro pro Jahr.

Einen Teil dieser Zeit holt eine Handwerkersoftware zurück, wenn Stunden, Material und Fotos einmal erfasst und dann bis zur Rechnung weiterverwendet werden. Cloud-Tarife mit monatlicher Zahlung senken dabei die Einstiegshürde, weil keine Lizenz auf einen Schlag gekauft werden muss.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Handwerker?

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, das Ausstellen wird ab 2027 beziehungsweise 2028 zur Pflicht. Das geht aus den Informationen der IHK München zur elektronischen Rechnung hervor, die sich auf das Bundesfinanzministerium beruft.

Die Staffelung im Detail: Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 greift sie für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz, mit einer Ausnahme für Kleinunternehmer. Auch Hawepro weist in seinem Vergleich auf diese Pflicht im B2B-Bereich hin. Für dich heißt das: Deine Software muss E-Rechnungen nicht nur verschicken, sondern auch eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt übrigens nicht als E-Rechnung im Sinne der Vorgaben. Gefordert ist ein strukturiertes elektronisches Format. Wenn du prüfen willst, ob deine aktuelle Software schon fit ist, hilft dir der E-Rechnung-Fahrplan auf StackIndex: Das Arbeitsblatt führt durch Formate, Software-Fragen und die BMF-Staffelung, alle Angaben bleiben im Browser.

Welche Formate muss die Software beherrschen?

Maßgeblich sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931. Deine Software sollte mindestens eines davon erstellen und einlesen können. Zusätzlich muss die Archivierung den GoBD entsprechen, also unveränderbar und nachvollziehbar sein. Was das konkret bedeutet, erklärt der Beitrag zu GoBD-konformer Software im Buchhaltungs-Hub.

So habe ich ausgewählt: Kriterien und Betriebsgrößen

Für diesen Vergleich habe ich vier Kriterien angelegt: E-Rechnungs- und GoBD-Fähigkeit, Bedienbarkeit, mobile App und Schnittstellen. Als Datenbasis dienen ausschließlich die Preis-, Funktions- und Hilfeseiten der Anbieter, abgerufen am 6. Oktober 2026. Ich nenne Listenpreise, keine Aktionspreise. „Nicht dokumentiert“ heißt: Auf den Anbieterseiten habe ich dazu keine Angabe gefunden, nicht, dass die Funktion fehlt.

Die Lösungen ordne ich drei Betriebsgrößen zu. Solo meint Selbstständige ohne oder mit sehr wenigen Mitarbeitenden. KMU meint kleine und mittlere Betriebe mit mehreren Teams, Plantafel und Monteuren. Groß meint Betriebe mit vielen Büroarbeitsplätzen, Lager und teils mehreren Firmen. Wo ein Anbieter selbst eine Betriebsgröße nennt, übernehme ich sie; sonst ist die Einordnung meine Einschätzung auf Basis von Preismodell und Funktionsumfang. Kein Anbieter hat diese Auswahl beeinflusst. Wenn du die Kriterien auf deinen eigenen Betrieb übertragen willst, findest du im Leitfaden zur Software-Auswahl einen strukturierten Rahmen mit Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen.

Alle Lösungen im Überblick

Die Tabelle zeigt den Einstiegspreis laut Preisseite, E-Rechnung, Großhandelsschnittstellen und App auf einen Blick. Details, Zusatzkosten und Grenzen stehen in den Profilen darunter.

• laut Anbieter vorhanden
• mit Einschränkung
• nicht dokumentiert

Handwerkersoftware für Solo-Selbstständige

Wer allein oder mit ein, zwei Helfern arbeitet, braucht vor allem schnelle Angebote, saubere Rechnungen und eine App für unterwegs. Alle drei Lösungen in diesem Abschnitt laufen in der Cloud, starten mit einer Testphase und skalieren später auf kleine Teams.

ToolTime: einfacher Einstieg mit festen Paketgrößen

ToolTime staffelt seine Pakete strikt nach Köpfen: SOLO für eine Person, TEAM bis fünf und MAX bis zehn Mitarbeitende. Damit ist die Lösung für Einzelkämpfer gedacht, die ohne Systemwechsel auf ein kleines Team wachsen wollen. Als einziger Anbieter im Vergleich nennt ToolTime einen externen Prüfer für die GoBD: Die Exportschnittstelle ist laut Anbieter von der Audicon GmbH zertifiziert.

plancraft: vom Einzelunternehmen bis zum Generalunternehmer

plancraft deckt mit drei Paketen eine große Spanne ab: Business richtet sich laut Anbieter an Einzelunternehmen und kleine Betriebe, Premium an mittlere Bauunternehmen sowie General- und Generalübernehmer. Nach sieben Testtagen stellt plancraft automatisch auf ein kostenloses Paket um, darin lassen sich Dokumente aber nicht fertigstellen.

dashandwerk.net: Mietsoftware mit Microsoft-365-Anbindung

dashandwerk.net läuft als Mietsoftware unter handwerkersoftware-mieten.de und ist monatlich kündbar, ohne Vertragslaufzeit. Bezahlt wird pro Büro-Nutzer, Monteure mit reinem Zugriff auf die Zeiterfassung kosten laut Anbieter nichts. Das hält die Kosten niedrig, solange nur eine Person im Büro arbeitet.

Handwerkersoftware für kleine und mittlere Betriebe

Ab mehreren Monteuren werden Plantafel, Großhandelsanbindung und eine saubere Übergabe an das Steuerbüro wichtiger als der günstigste Einstiegspreis. Die vier Lösungen in diesem Abschnitt unterscheiden sich vor allem im Schwerpunkt: All-in-One, Servicegeschäft, Bauprojekte oder Außendienst.

HERO: Cloud-Lösung mit starker Großhandelsanbindung

HERO ist eine Cloud-Lösung ohne Installation mit Servern in der EU. Das Einstiegspaket Select ist laut Anbieter für Betriebe mit bis zu fünf Mitarbeitenden gedacht, insgesamt spricht HERO Betriebe mit 2 bis 200 Mitarbeitenden an. Für Betriebe mit viel Material zählt vor allem die Anbindung an den Großhandel per Datanorm und IDS-Connect.

Meisterwerk: modular für Service, Wartung und Reparatur

Meisterwerk richtet sich laut Anbieter an Betriebe mit einem bis 50 Mitarbeitenden und vielen Service-, Wartungs- und Reparaturaufträgen, etwa in SHK, Elektro oder Photovoltaik. Für reine Großprojekt-Betriebe sei die Lösung weniger geeignet. Das Basispaket enthält drei Nutzer, Funktionen kommen als Module dazu.

openHandwerk: für Handwerk, Bau und Service mit vielen Schnittstellen

openHandwerk nennt als Zielgruppen Handwerksbetriebe, Bauunternehmen, Serviceunternehmen sowie General- und Subunternehmen. Auffällig ist die breite Schnittstellenliste von DATEV bis Zapier. Abgerechnet wird pro Nutzer, wobei gewerbliche Nutzer günstiger sind als kaufmännische.

mfr: Field Service für Betriebe mit Außendienst

mfr (Mobile Field Report) kommt aus dem Field Service Management und richtet sich an Betriebe mit mobilen Mitarbeitenden, etwa in Kälte- und Klimatechnik, SHK, Gebäudetechnik oder Facility Management. Einsatzplanung und mobile Auftragsabwicklung stehen im Mittelpunkt, Angebote und Rechnungen kommen über ein Zusatzpaket.

Handwerkersoftware für große Betriebe

Große Betriebe brauchen mehr als Angebot und Rechnung: viele Büroarbeitsplätze, Lager und eine tiefe Anbindung an Großhandel und Steuerbüro. Die Lösungen in diesem Abschnitt sind dafür ausgelegt, pds und STREIT bringen zusätzlich Finanzwesen bzw. Finanzbuchhaltung mit. Preise nennen die Anbieter teils nur auf Anfrage, eine freie Testversion gibt es meist nicht, stattdessen einen Demotermin.

pds: Handwerkersoftware und ERP bis zum Konzern

pds bietet zwei Linien: die Handwerkersoftware für Betriebe vom Start-up bis zum Konzern und die pds ERP-Software mit Finanzwesen, Kostenrechnung, Controlling und Konzernabschluss für Mittelstands- und Konzernunternehmen. Laut Anbieter ist die Software mehrmandantenfähig für bis zu fünf Firmen. Bei der E-Rechnung dokumentiert pds zusätzlich Versand und Empfang über das PEPPOL-Netzwerk.

TAIFUN openBusiness: für mittlere und große Unternehmen

TAIFUN trennt seine Produkte nach Größe: TAIFUN Handwerk für kleine Betriebe, openBusiness laut Anbieter für mittlere und große Unternehmen in Gewerken wie SHK, Klima und Kälte, Elektro oder Maler. Betreiben lässt sich die Software in der Cloud oder auf einem eigenen Windows-Server.

STREIT V.1: ERP mit integrierter Finanzbuchhaltung

STREIT V.1 bezeichnet sich als für alle Betriebsgrößen geeignet und hat einen eigenen Schwerpunkt auf mittelständische Handwerksbetriebe, etwa in Elektro, SHK, Bedachung, Bau und Metallbau. Anders als viele Cloud-Tools bringt STREIT Finanz-, Betriebs- und Anlagenbuchhaltung, Controlling und ein Dokumentenmanagement mit.

Labelwin: SHK-Software als Kauflizenz bis 100 Arbeitsplätze

Labelwin von Label Software ist auf SHK-Betriebe ausgerichtet und laut Anbieter für kleine Betriebe ebenso ausgelegt wie für große mit bis zu etwa 100 PC-Arbeitsplätzen. Wie pds veröffentlicht Label Software Kaufpreise, die übrigen ERP-Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage.

Spezialsoftware oder All-in-One: Was passt zu welchem Betrieb?

Spezialsoftware lohnt sich, wenn ein einzelner Prozess dominiert, All-in-One-Lösungen, wenn Büro und Baustelle durchgängig zusammenarbeiten sollen. Beide Ansätze haben berechtigte Nischen.

Im Vergleich steht mfr für den Spezialisten-Ansatz: stark in Einsatzplanung und Außendienst, die Rechnung kommt erst über ein Zusatzpaket. HERO, ToolTime und plancraft verfolgen den All-in-One-Ansatz für kleinere Betriebe, pds und STREIT erweitern ihn um Finanzwesen und Controlling. Branchenlösungen spielen ebenfalls eine Rolle: Eine Handwerkersoftware für Metallbau braucht andere Kalkulationslogik als eine Handwerkersoftware für Dachdecker, etwa bei Aufmaß und Zuschnitt. Prüfe daher immer, ob der Anbieter dein Gewerk explizit bedient.

Handwerkersoftware SHK: Welche Schnittstellen zählen?

Für SHK- und Elektrobetriebe sind zwei Schnittstellen entscheidend: Datanorm für den Import von Artikelstammdaten und Preisen sowie IDS-Connect für die direkte Anbindung an den Großhandel. Mit IDS-Connect siehst du Verfügbarkeiten und bestellst Material zum tagesaktuellen Preis direkt aus der Software. Beide Schnittstellen dokumentieren HERO, ToolTime, openHandwerk, pds, TAIFUN, STREIT und Labelwin. Bei plancraft, Meisterwerk und dashandwerk.net ist IDS-Connect nicht dokumentiert, bei mfr fehlt die Angabe zu Datanorm. Frag in diesen Fällen vor Vertragsabschluss gezielt nach.

Wie funktioniert eine Handwerkersoftware-App auf der Baustelle?

Eine Handwerkersoftware-App bringt Aufträge, Zeiterfassung, Fotos und Kundenunterschriften aufs Smartphone und synchronisiert alles mit dem Büro. Der Monteur startet morgens den Auftrag in der App, bucht seine Stunden auf die Baustelle und lässt den Kunden die Abnahme digital unterschreiben. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfassen; die Zeiterfassung in der App kann das erfüllen, eine elektronische Form schreibt das Gericht nicht vor.

Der Nutzen entsteht im Zusammenspiel: Im Büro erscheinen die erfassten Zeiten sofort im Auftrag, die Rechnung lässt sich ohne Rückfragen erstellen. Fotos dokumentieren verdeckte Arbeiten, was bei späteren Gewährleistungsfragen hilft.

Fazit: Die passende Handwerkersoftware für deinen Betrieb

Es gibt keinen Gesamtsieger, die Betriebsgröße entscheidet. Solo-Selbstständige starten mit dashandwerk.net, plancraft oder ToolTime, laut Preisseiten ab 35 bis 79 Euro im Monat. Kleine und mittlere Betriebe wählen nach Schwerpunkt: HERO für All-in-One mit Großhandelsanbindung, Meisterwerk für Servicegeschäft, openHandwerk für Handwerk, Bau und Subunternehmer, mfr für Außendienst. Große Betriebe mit vielen Büroplätzen vergleichen pds, TAIFUN openBusiness, STREIT V.1 und Labelwin im Beratungs- oder Demotermin; eine eigene Finanzbuchhaltung bringen davon pds und STREIT mit. In jedem Fall sollte die Software E-Rechnungen nach XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und einlesen, denn ab 2028 wird das Ausstellen für fast alle B2B-Umsätze Pflicht. Ergänzend lohnt der Blick in den Buchhaltungssoftware-Vergleich, falls dein Steuerbüro mit einem eigenen System arbeitet.